– Det här är en förutsättning för att jag ska kunna göra ett bra jobb, säger hon.
BRA JOURNALISTIK ÄR INTE GRATIS
Gillar du det vi gör?
Swisha en peng till: 123 401 876 8
Stina Karlman arbetar på en av de tre utredningsgrupper inom socialtjänsten i Sundsvall som under ett år har prövat en modell med sex timmars arbetstid. Ett försök som nu har permanentats.
– Det är en bra förmån. Vi har ett krävande jobb där det är svårt att vara effektiv i åtta timmar. Men nu känner jag att jag har mer ork och orkar vara fokuserad hela dagen. Jag är mer effektiv nu när jag jobbar sex timmar än tidigare.
För att förstå skillnaden måste vi backa tillbaka drygt ett år. Socialtjänstens individ- och familjeomsorg i Sundsvall är i kris. Som många andra kommuner i landet har man svårt att behålla sina medarbetare. Stress, sjukskrivningar och uppsägningar präglar organisationen. Inom utredargruppen för barn och unga har 20 av 30 anställda slutat under 2015 och första halvan av 2016.
Arbetsgivaren har stora bekymmer att rekrytera. I de tre utredningsgrupperna är i maj bara 16 av 24 socialsekretartjänster tillsatta, och av dem som jobbar har hela elva mindre än två års erfarenhet.
Sjukskrivningarna ökar. Våren 2015 ligger sjukfrånvaron på 7,6 procent, vilket är högt. Ett år senare har den stigit ytterligare till 9,6 procent.
Utredningsarbetet blir lidande. Under våren 2016 har hälften av utredningarna tagit längre tid än de lagstadgade fyra månaderna. Dyra konsulter måste hyras in för att försöka minska arbetsbelastningen.
Arbetsgivaren prövar en rad andra åtgärder för att försöka förbättra situationen, bland annat lönesatsningar, utan större framgång. Försök görs även med övertids- och helgarbete, liksom utredningsstopp där nya utredningar fördelas på socialsekreterare på andra enheter. Dessa innebar en viss lättnad för stunden, men gav ingen långsiktig förbättring, enligt Eva Leijon, enhetschef på socialtjänsten, och den som lett och utvärderat arbetstidsförsöket.
– Det var ett krisläge med hög arbetsbelastning, stor personalomsättning, stora rekryteringssvårigheter och många vakanser, ökade sjukskrivningar och ett utbrett missnöje, sammanfattar hon.
Medarbetarna har tidigare lagt fram förslag på kortare arbetstid med bibehållen lön, något som förvaltningsledningen nu ville prova. Följden blir ett ettårigt försök som omfattar tre utredningsgrupper, barn, ungdom och vuxenstöd, och drar igång under hösten 2016.
– Vi ville göra jobbet mer attraktivt, skapa en bättre arbetsmiljö och få en bättre stabilitet i verksamheten, förklarar Eva Leijon och påpekar att jobbet i sig är tufft.
– Det handlar om myndighetsutövning. De som jobbar inom de här grupperna ska hantera svåra beslut som får stora konsekvenser för barn och familjers livssituation.
Stina Karlman tillhör en de mer erfarna medarbetarna på sin enhet. Hon har jobbat inom socialtjänsten sedan 2009 och på utredningsenheten för barn sedan 2013.
– Jag vill verkligen jobba med det här och även om jag ser barn som far illa så tycker jag att jag kan göra skillnad. Men innan försöket tänkte jag att jag kanske inte skulle orka vara kvar. Stämningen var också dålig och det kändes som om alla var på väg härifrån.
I dag är arbetsklimatet ett annat.
– Det är stor skillnad. Nu har vi en arbetsplats där folk vill vara. Vi har blivit attraktivare, vilket inte minst visar sig i att vi inte har några vakanser och många av medarbetarna är erfarna.
Ja, i dag är situationen en annan. Det sjunkande Titanic, som en av medarbetarna målande beskrev arbetsplatsen, flyter igen. Sjukskrivningarna har gått ned och andelen utredningar som inte görs inom lagstadgad tid har minskat rejält (17 procent vid den senaste mätningen jämfört med 49 innan arbetstiden kortades).
Stina Karlman och hennes kollegor har nu schemalagd arbetstid i två olika pass, antingen 8-15 eller 10-17. Och ledningen är noga med att påpeka att arbetstiden fortfarande är åtta timmar, men där sex timmar är schemalagda och resterande två timmar ska användas fritt för reflektion, återhämtning och fortbildning.
– När jag träffar klienterna så måste jag vara professionell. Det finns inte utrymme för mina egna känslor. Samtidigt måste jag hantera de ibland jobbiga och svåra samtalen, och det fick jag tidigare reflektera över på kvällarna utanför arbetstid. Nu har jag två timmar för återhämtning. Det är förstås ofrånkomligt att ta med sig jobbet hem. Men jag vaknar inte på nätterna längre.
Stina Karlman är småbarnsförälder och den kortare arbetstiden innebär att hon kan hämta tidigare från dagis och hinner tillbringa mer tid med sina barn. Samtidigt påpekar hon att känslor och reflektion är en viktig del av jobbet.
– Mycket är jobbigt att se men slutar man att känna blir det svårare att sätta sig in i andra människors situation. Jag kan inte ta på mig en rustning och stänga av känslorna, då gör jag inget bra jobb.
En viktig del i arbetstidsförsöket var att se hur arbetet kunde göras smartare. Trots allt ska samma jobb göras på kortare tid. Men enhetschefen Eva Leijon vill undvika ordet effektivitet.
– Det handlar inte om att springa fortare utan mer om hur vi kan optimera den tid vi är på jobbet. Det kan handla om att minska tiden för interna möten, att införa fasta skrivdagar för dokumentation och fasta telefontider.
Stina Karlman upplever inte heller att arbetsbelastningen ökat.
– Jag upplever ingen ökad stress, snarare tvärtom. Arbetstempot är högre och jag är mer fokuserad på jobbet, men samtidigt har jag mer ork på dagarna. Tidigare upplevde jag jobbet mer som ett ekorrhjul där vi bara sprang och aldrig hade tid att stanna upp och tänka efter.
Att alla vakanser är tillsatta bidrar till förbättringen, men hon menar att skillnaden mycket handlar om ett tankesätt.
– Det handlar inte om att spara fem minuter här och tio minuter där. Det är mer ett medvetet förhållningssätt – att hela tiden ifrågasätta vad som är nödvändigt: Måste jag vara med på det där mötet? Kan jag vara med bara en stund? Behöver vi ha ett möte?
Det som minskat i tid är främst mötestid med kollegor och chefer.
– En grundförutsättning är att vi ska bibehålla kvaliteten. Tiden med våra klienter har inte påverkats.
Det har även blivit mindre tid för småprat och social samvaro på kontoret.
– Vi har fortfarande lunch och fikarast där vi kan umgås. Skillnaden är att jag är mer fokuserad på att jobba när jag ska jobba.
Under de senaste månaderna har arbetstidsmodellen satts på verkligt prov då arbetsbelastningen varit rekordhög på utredningsenheterna.
– Visst är det intensivt, men jag känner inte att det vore bättre att jobba åtta timmar istället. Skulle vi återgå till det när vi har hög arbetsbelastning tror jag att vi skjuter oss själva i foten. Då tappar vi snabbt alla vinster vi uppnått.
Försöket med kortare arbetstid har även utvärderas av två forskare vid Kommunförbundet i Västernorrland. Carolina Klockmo och Anna Jakobsson Lund skriver i sin rapport att förändringen i arbetstid är skenbart enkel, men rymmer en större och mer genomgripande förändring för medarbetare, kultur och organisation.
– Den förkortade arbetstiden krävde förändringar av arbetssätt, men gav också energi och kraft till att genomföra dem. Medarbetarna gavs dessutom stort inflytande över de förändringar som genomfördes, vilket bidrog positivt till medarbetarnas arbetsvillkor. De viktigaste slutsatserna i undersökningen är att satsningen har gett betydelsefull tid för reflektion, skapat friska arbetsvillkor och utmanat kulturen, menar författarna.
Enhetschefen Eva Leijon kan i efterhand reflektera över den stora chansning som det trots allt innebar att förkorta arbetstiden i en situation där arbetsbelastningen, i huvudsak till följd av omfattade personalomsättning och rekryteringssvårigheter, var ganska extrem.
– Beslutet att testa förkortad arbetstid har haft oerhört stor betydelse för medarbetarnas känsla av att ha blivit lyssnade på och framför allt att deras mångåriga kamp för förbättrade arbetsförhållanden togs på allvar av socialtjänstens ledning, menar hon.
Socialtjänstens högsta chef, socialdirektör Silvia Sandin Viberg, är positiv till arbetstidsmodellen och har givit grönt ljus att införa den på fler arbetsplatser inom förvaltningen. Det handlar dels om fler enheter inom individ- och familjeomsorgen, men också bland vårdpersonal och inom äldreomsorgen.
– Det är ingen fyrkantig modell som bara kan lyftas in på olika arbetsplatser utan det här kräver att vi tittar på hur vi organiserar arbetet och vilka konsekvenser en förkortad arbetsplatsförlagd arbetstid får, säger hon.
Hon tror inte att en kortare arbetsdag medför ökade kostnader för förvaltningen
– Vi måste självfallet se över bemanningen, men min bedömning är att det är lönsamt om vi får medarbetare som trivs och orkar med jobbet. Om vi vänder på det så har vi stora kostnader i dag för sjukskrivningar och vikarier. Vi måste våga se på arbetstiden på ett annat sätt, säger Silvia Sandin Viberg.
Stina Karlman och hennes kollegor funderar nu på hur de ska kunna behålla det goda arbetsklimatet och slå vakt om den kortare arbetsdagen.
– Alla har velat att försöket ska lyckas och jobbat för det. Nu finns det finns alltid en risk att vi faller tillbaka i gamla mönster. Det gäller att vi fortsätter att ha fokus på hur vi jobbar och optimerar vår arbetstid.
PRENUMERERA PÅ ETC HELG
Den här artikeln kommer från veckans ETC Helg.
Vill du prenumerera för under 16 kronor numret?
Här kan du teckna en prenumeration.
