– Det är svårt att kunna jobba koncentrerat, det är alltid folk runt omkring. Man blir en liten prick i landskapet. Hos oss anställer vi så mycket så man knôr in folk. På avdelningen för utveckling sitter det 240 personer i samma landskap, säger han. 

Han märker också att det finns en oro inför den nya arbetsmiljön. En av dem som jobbar i landskapet är Håkan Molin. I grannrummet pågår ombyggnation för fullt, men här har alla ännu ett eget skrivbord. 

– Jag tycker att det definitivt finns fördelar med det här, alla blir otroligt lättillgängliga. Jag störs inte så mycket av att höra andra prata. Däremot trivs jag med att ha mitt eget lilla gryt, säger Håkan Molin.

För lite yta

På onsdag har en rad aktörer som bland andra Arbetsmiljöverket, Försäkringskassan och flera fackförbund en stor utbildningsdag om arbetsliv och hälsa i Göteborg. En av föreläsarna är ergonomen Ewa Gustafsson från Arbets- och miljömedicin. Hon konstaterar att kontorslandskap har blivit mycket vanligare under senare år och att man under de senaste två–tre åren talar alltmer om aktivitetsbaserade lokaler.

– Tyvärr är det nog fortfarande så att många företag ser det som ett sätt att spara kontorsyta – vilket är helt fel. Om ett öppet eller aktivitetsbaserat kontor ska bli riktigt lyckat så krävs det minst lika mycket yta som om man bara hade cellkontor. Annars blir resultatet att för många sitter på för liten yta, säger hon.

Kostnadseffektivitet och kommunikation inom arbetsstyrkan är de argument som oftast framförs till kontorslandskapens fördel. Till dess nackdel finns forskning som visar på ökad stress, svårigheter att hålla koncentrationen långa stunder och befarad fysisk ohälsa. Nyligen kom en hel doktorsavhandling på ämnet och Ewa Gustafsson har tagit del av den såväl som av en rad andra rapporter.

– Vad man för fram som positivt, och som studier också visat, är att det sociala utbytet kan gynnas av att man sitter i samma utrymmen. Det är lättare att interagera. Men det kräver naturligtvis att man funkar ihop, annars kan det bli sämre och man får konflikter och stör sig på varandra. När det gäller arbetsuppgifter som kräver kognitiva processer och koncentration har studier visat att man presterar sämre i landskap, säger hon.

Upptagna samtalsrum

Arbetsmiljöverket slår fast att cellkontor och flexkontor är de miljöer där de anställda mår bäst. Verket inför nu själva, liksom en rad andra statliga myndigheter, kontorslandskap. I sådana jobbar även en del fackliga kontor och kommunala verksamheter.

Johanna Magnusson är socialsekreterare i centrum och ungefär hälften av hennes kollegor sitter i grupp. 

– Jag vet inte hur det ser ut i alla stadsdelar, men i centrum har varje enhet en kontorslandskapsdel, ingen enhet har överlag egna kontor eller delar två och två, säger hon. 

Hon arbetar på funktionshinderenheten och där finns det samtalsrum för att ta känsliga samtal, men de är ofta upptagna. Johanna Magnusson och hennes kollegor måste ändå svara i telefon i landskapet ibland och hon menar att det innebär problem med sekretessen. 

– Säg att det är ett känsligt samtal från någon i en väldigt utsatt situation och så sitter någon och harklar sig bakom eller skrattar åt något en kollega säger. Det gör att bemötandet kan uppfattas som mindre förtroendegivande. Om man ringer till en myndighet vill man få ett korrekt bemötande utan surr i bakgrunden och utan att de runt omkring hör.

Landskapen är mycket mindre än på till exempel Volvo, men Johanna Magnusson tycker ändå att de innebär problem för arbetsmiljön, särskilt för koncentrationen. 

– Även om man håller pratet på en miniminivå så bryts koncentrationen så fort någon går förbi, reser sig, eller när det plingar till för att någon får mejl. Man blir inte lika effektiv, säger Johanna Magnusson. 

Gemensamma spelregler

HR-chef i stadsdelen centrum är Lotta Milleskog och hon konstaterar att man nu påbörjar en översyn av lokaler för bland andra personal på funktionshinderenheten.

Vilken typ av kontor det blir i framtiden kan hon inte svara på, men personalen ska få säga sitt om behoven.

– När man har känsliga ärenden och frågor så bör man kunna dra sig undan och prata i fred om man sitter ihop, säger Lotta Milleskog. 

Ewa Gustafsson poängterar att olika typer av öppna kontorslösningar har olika för- och nackdelar, men tycker inte att forskningen riktigt hunnit ikapp utvecklingen till aktivitetsbaserade kontor. Det finns dock några viktiga faktorer för att få en öppen kontorslösning att fungera. Det första är att låta de anställda medverka i processen då det införs. Det andra är sociala koder.

– En grupp som förts fram som att de kan uppleva detta som ett problem är personer med hörselproblem som reagerar starkare på bakgrundsljud. För att större delen av personalen ska bli nöjd är det jätteviktigt att man sätter gemensamma spelregler och hänsynstagande är viktigt. Sedan finns det kanske anställda som behöver undantas beroende på vilken typ av arbetsuppgifter de har. Man bör titta igenom så man inte drar alla över en kam, säger Ewa Gustafsson.